On ne subit pas l’avenir, on le construit
(Bernanos)

L’étude préalable est une étape que nous recommandons lorsque LeadOpen doit être adapté à vos métiers et procédures de gestion immobilière et gestion des biens. Nous réalisons une étude avec les principaux acteurs de LeadOpen concernant les objectifs de gestion mais également en termes d’activité au quotidien, d’attente de fonctionnalité, d’aisance de navigation. Nous définissons les préconisations qui seront notre base de développement d’adaptation de LeadOpen, nous structurons ensemble les matrices relationnelles du Workflow. A l’issue de cette étude, nous aurons bâti ensemble le cahier des spécifications fonctionnelles.

	Constat

Nous avons des échanges avec les dirigeants, les managers, les chargés de projet quant aux éléments qui les ont amenés vers un logiciel de gestion structurant. Nous définissons les problématiques qui sont rencontrées et leurs composantes tant au niveau de l’activité dans le cadre de compétence de LeadOpen, que des procédures de gestion des moyens généraux.

Objectifs de gestion des activités Support

Nous déterminons et validons ensemble les objectifs de gestion des activités support en liaison avec la mise en place de LeadOpen.

Par son concept, LeadOpen est soumis à des objectifs ainsi la gestion qu’il propose et le recueil des informations doivent :

	s’obtenir au travers le travail quotidien des acteurs sans surplus d’activité,
	savoir profiter des méthodes de communication pour favoriser les automatismes,
	réduire aussi bien les temps de saisie que de traitement, par exemple : l’utilisation de la «  gestion des demandes de maintenance » qui provient des usagers (responsables des établissements, agents, ) permet la tenue de statistiques et l’édition de bons de travaux.

Au-delà du partage possible de l’information entre les différents services, l’objectif est de permettre à chacun d’enrichir au quotidien et en fonction de ses tâches courantes l’information commune, profitable à tous pour le plus grand bénéfice de l’Entreprise.

Contexte

Nous rencontrons les différents acteurs de LeadOpen et nous étudions leur mission et sa réalisation au quotidien, à l’issue de cette étude nous établissons les préconisations qui seront le fondement du paramétrage de personnalisation de LeadOpen.

	Identifier les acteurs interne à votre organisation, partenaires ou fournisseur.
	Identifier les actions, tâches courantes de gestion des différents acteurs, leurs besoins et les carences.
	Identifier les informations communes, et les traitements spécifiques « métier ».
	Identifier les traitements « administratifs », sans valeur ajoutée quant à l’action directe de l’acteur mais nécessaire pour la gestion courante ou le report d’information, automatiser celles-ci pour gagner en temps en confort et en qualité.
	Mettre en place une méthodologie en adéquation avec les besoins au quotidien des acteurs.
	Organiser la collaboration implicite entre les différents services par le biais de l’outil informatique.
	Standardiser la conception de documents finaux (tableaux de bors analytiques, autres...) qui sont vos outils de travail.
	Quantifier les retours sur investissements qualitatifs, l’aspect retour sur investissement financier est principalement traité par nos clients en fonction de données économiques que nous pouvons fournir. Tels que: gains d’énergie, temps de recherche, délai de traitement, fluidité de la communication, le workflow garantit le circuit des informations, le suivi est incorporé aux fonctions de LeadOpen, vision de synthèse instantanée, analyse en temps réelle sans travail de rassemblement préalable.

Il s’agit bien dans ce cadre d’effectuer une analyse des procédures existantes impactées par le logiciel de gestion des activités Support et moyens généraux, de relever les points de blocages, d’identifier les manquements, de faire des préconisations appliquées à LeadOpen en partant des opérationnels pour une meilleure optimisation.